IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

Tidak dapat disangkal bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah karena perkembangan pesat teknologi informasi. Implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah menerobos batas-batas fisik antar negara. Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Data atau informasi yang pada jaman dahulu harus memakan waktu berhari-hari untuk diolah sebelum dikirimkan ke sisi lain di dunia, saat ini dapat dilakukan dalam hitungan detik.
Tidak berlebihan jika salah satu pakar IBM menganalogikannya dengan perkembangan otomotif sebagai berikut: “seandainya dunia otomotif mengalami kemajuan sepesat teknologi informasi, saat ini telah dapat diproduksi sebuah mobil berbahan bakar solar, yang dapat dipacu hingga kecepatan maximum 10,000 km/jam, dengan harga beli hanya sekitar 1 dolar Amerika !”. Secara mikro, ada hal cukup menarik untuk dipelajari, yaitu bagaimana evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaan-perusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. Keempat era tersebut (Cash et.al., 1992) terjadi tidak hanya karena dipicu oleh perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, namun didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen, organisasi, maupun teknologi informasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya lokal atau setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya. Sehingga tidaklah heran jika masih sering ditemui perusahaan dengan peralatan komputer yang tercanggih, namun masih dipergunakan sebagai alat-alat administratif yang notabene merupakan era penggunaan komputer pertama di dunia pada awal tahun 1960-an.
ERA KOMPUTASI

Periode ini dimulai sekitar tahun 1960-an ketika mini computer dan mainframe diperkenalkan perusahaan seperti IBM ke dunia industri. Kemampuan menghitung yang sedemikian cepat menyebabkan banyak sekali perusahaan yang memanfaatkannya untuk keperluan pengolahan data (data processing). Pemakaian komputer di masa ini ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, karena terbukti untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, mempergunakan komputer jauh lebih efisien (dari segi waktu dan biaya) dibandingkan dengan mempekerjakan berpuluh-puluh SDM untuk hal serupa. Pada era tersebut, belum terlihat suasana kompetisi yang sedemikian ketat. Jumlah perusahaan pun masih relatif sedikit. Kebanyakan dari perusahaan perusahaan besar secara tidak langsung “memonopoli pasar-pasar tertentu, karena belum ada pesaing yang berarti. Hampir semua perusahaan-perusahaan besar yang bergerak di bidang infrastruktur (listrik dan telekomunikasi) dan pertambangan pada saat itu membeli perangkat komputer untuk membantu kegiatan administrasinya sehari-hari. Keperluan organisasi yang paling banyak menyita waktu komputer pada saat itu adalah untuk administrasi back office, terutama yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan. Di pihak lain, kemampuan mainframe untuk melakukan perhitungan rumit juga dimanfaatkan perusahaan untuk membantu menyelesaikan problem-problem teknis operasional, seperti simulasi-simulasi perhitungan pada industri pertambangan dan manufaktur.
ERA TEKNOLOGI INFORMASI

Kemajuan teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa komputer memasuki masa-masa “revolusi”-nya. Di awal tahun 1970-an, teknologi PC atau Personal Computer mulai diperkenalkan sebagai alternatif pengganti mini computer. Dengan seperangkat komputer yang dapat ditaruh di meja kerja (desktop), seorang manajer atau teknisi dapat memperoleh data atau informasi yang telah diolah oleh komputer (dengan kecepatan yang hampir sama dengan kecepatan mini computer, bahkan mainframe). Kegunaan komputer di perusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi, namun lebih jauh untuk mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era komputerisasi dimana komputer hanya menjadi “milik pribadi” Divisi EDP (Electronic Data Processing)
perusahaan, di era kedua ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet, maupun data processing (end-user computing).
Pemakaian komputer di kalangan perusahaan semakin marak, terutama didukung dengan alam kompetisi yang telah berubah dari monompoli menjadi pasar bebas. Secara tidak langsung, perusahaan yang telah memanfaatkan teknologi komputer sangat efisien dan efektif dibandingkan perusahaan yang sebagian prosesnya masih dikelola secara manual. Pada era inilah komputer memasuki babak barunya, yaitu sebagai suatu fasilitas yang dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan, terutama yang bergerak di bidang pelayanan atau jasa.
Teori-teori manajemen organisasi modern secara intensif mulai diperkenalkan di awal tahun 1980-an. Salah satu teori yang paling banyak dipelajari dan diterapkan adalah mengenai manajemen perubahan (change management). Hampir di semua kerangka teori manajemen perubahan ditekankan pentingnya teknologi informasi sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang ingin menang dalam persaingan bisnis. Tidak seperti pada kedua era sebelumnya yang lebih menekankan pada unsur teknologi, pada era manajemen perubahan ini yang lebih ditekankan adalah sistem informasi, dimana komputer dan teknologi informasi merupakan komponen dari sistem tersebut. Kunci dari keberhasilan perusahaan di era tahun 1980-an ini adalah penciptaan dan penguasaan informasi secara cepat dan akurat. Informasi di dalam perusahaan dianalogikan sebagai darah dalam peredaran darah manusia yang harus selalu mengalir dengan teratur, cepat, terus-menerus, ke tempat-tempat yang membutuhkannya (strategis). Ditekankan oleh beberapa ahli manajemen, bahwa perusahaan yang menguasai informasilah yang memiliki keunggulan kompetitif di dalam lingkungan makro “regulated free market”. Di dalam periode ini, perubahan secara filosofis dari perusahaan tradisional ke perusahaan modern terletak pada bagaimana manajemen melihat kunci kinerja perusahaan. Organisasi tradisional melihat struktur perusahaan sebagai kunci utama pengukuran kinerja, sehingga semuanya diukur secara hirarkis berdasarkan divisi-divisi atau departemen. Dalam teori organisasi modern, dimana persaingan bebas telah menyebabkan customers harus pandai-pandai memilih produk yang beragam di pasaran, proses penciptaan produk atau pelayanan (pemberian jasa) kepada pelanggan merupakan kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini sering diasosiasikan dengan istilah-istilah manajemen seperti “market driven” atau “customer base company” yang pada intinya sama, yaitu kinerja perusahaan akan dinilai dari kepuasan para pelanggannya. Sangat jelas dalam format kompetisi yang baru ini, peranan komputer dan teknologi informasi, yang digabungkan dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya, dalam membentuk sistem informasi yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan secara strategis.
Tidak dapat disangkal lagi bahwa kepuasan pelanggan terletak pada kualitas pelayanan. Pada dasarnya, seorang pelanggan dalam memilih produk atau jasa yang dibutuhkannya, akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa tersebut: cheaper (lebih murah), better (lebih baik), dan faster (lebih cepat). Disinilah peranan sistem informasi sebagai komponen utama dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan. Oleh karena itu, kunci dari kinerja perusahaan adalah pada proses yang terjadi baik di dalam perusahaan (back office) maupun yang langsung bersinggungan dengan pelanggan (front office). Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses (business process) yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baiklah sebuah perusahaan akan memiliki kinerja yang handal. Tidak heran bahwa di era tahun 1980-an sampai dengan awal tahun 1990-an terlihat banyak sekali perusahaan yang melakukan BPR (BusinessProcess Reengineering), re-strukturisasi, implementasi ISO-9000, implementasi TQM, instalasi dan
pemakaian sistem informasi korporat (SAP, Oracle, BAAN), dan lain sebagainya. Utilisasi teknologi informasi terlihat sangat mendominasi dalam setiap program manajemen perubahan yang dilakukan perusahaan-perusahaan
ERA GLOBALISASI INFORMASI

Belum banyak buku yang secara eksplisit memasukkan era terakhir ini ke dalam sejarah evolusi teknologi informasi. Fenomena yang terlihat adalah bahwa sejak pertengahan tahun 1980-an, perkembangan dibidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sedemikian pesatnya, sehingga kalau digambarkan secara grafis, kemajuan yang terjadi terlihat secara eksponensial. Ketika sebuah seminar internasional mengenai internet diselenggarakan di San Fransisco pada tahun 1996, para praktisi teknologi informasi yang dahulu bekerja sama dalam penelitian untuk memperkenalkan internet ke dunia industri pun secara jujur mengaku bahwa mereka tidak pernah menduga perkembangan internet akan menjadi seperti ini. Ibaratnya mereka melihat bahwa yang ditanam adalah benih pohon ajaib, yang tiba-tiba membelah diri menjadi pohon raksasa yang tinggi menjulang. Sulit untuk ditemukan teori yang dapat menjelaskan semua fenomena yang terjadi sejak awal tahun 1990-an ini, namun fakta yang terjadi dapat disimpulkan sebagai berikut:
Tidak ada yang dapat menahan lajunya perkembangan teknologi informasi. Keberadaannya telah menghilangkan garis-garis batas antar negara dalam hal flow of information. Tidak ada negara yang mampu untuk mencegah mengalirnya informasi dari atau ke luar negara lain, karena batasan antara negara tidak dikenal dalam virtual world of computer. Penerapan teknologi seperti LAN, WAN, GlobalNet, Intranet, Internet, Ekstranet, semakin hari semakin merata dan membudaya di masyarakat. Terbukti sangat sulit untuk menentukan perangkat hukum yang sesuai dan terbukti efektif untuk menangkal segala hal yang berhubungan dengan penciptaan dan aliran informasi. Perusahaan-perusahaan pun sudah tidak terikat pada batasan fisik lagi. Melalui virtual world of computer, seseorang dapat mencari pelanggan di seluruh lapisan masyarakat dunia yang terhubung dengan jaringan internet. Sulit untuk dihitung besarnya uang atau investasi yang mengalir bebas melalui jaringan internet. Transaksi-transaksi perdagangan dapat dengan mudah dilakukan di cyberspace melalui electronic transaction dengan mempergunakan electronic money.
Tidak jarang perusahaan yang akhirnya harus mendefinisikan kembali visi dan misi bisnisnya, terutama yang bergelut di bidang pemberian jasa. Kemudahan-kemudahan yang ditawarkan perangkat canggih teknologi informasi telah merubah mindset manajemen perusahaan sehingga tidak jarang terjadi perusahaan yang banting stir menggeluti bidang lain. Bagi negara dunia ketiga atau yang sedang berkembang, dilema mengenai pemanfaatan teknologi informasi amat terasa. Di suatu sisi banyak perusahaan yang belum siap karena struktur budaya atau SDM-nya, sementara di pihak lain investasi besar harus dikeluarkan untuk membeli perangkat teknologi informasi. Tidak memiliki teknologi informasi, berarti tidak dapat bersaing dengan perusahaan multi nasional lainnya, alias harus gulung tikar.
Hal terakhir yang paling memusingkan kepala manajemen adalah kenyataan bahwa lingkungan bisnis yang ada pada saat ini sedemikian seringnya berubah dan dinamis. Perubahan yang terjadi tidak hanya sebagai dampak kompetisi yang sedemikian ketat, namun karena adanya faktor-faktor external lain seperti politik (demokrasi), ekonomi (krisis), sosial budaya (reformasi), yang secara tidak langsung menghasilkan kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan baru yang harus ditaati perusahaan. Secara operasional, tentu saja fenomena ini sangat menyulitkan para praktisi teknologi informasi dalam menyusun sistemnya. Tidak jarang di tengah-tengah konstruksi sistem informasi, terjadi perubahan kebutuhan sehingga harus diadakan analisa ulang terhadap sistem yang akan dibangun. Dengan mencermati keadaan ini, jelas terlihat kebutuhan baru akan teknologi informasi yang cocok untuk perusahaan, yaitu teknologi yang mampu adaptif terhadap perubahan. Para praktisi negara maju menjawab tantangan ini dengan menghasilkan produk-produk aplikasi yang berbasis objek, seperti OOP (Object Oriented Programming), OODBMS (Object Oriented Database Management System), Object Technology, Distributed Object, dan lain sebagainya.
PERUBAHAN POLA PIKIR SEBAGAI SYARAT

Dari keempat era di atas, terlihat bagaimana alam kompetisi dan kemajuan teknologi informasi sejak dipergunakannya komputer dalam industri hingga saat ini terkait erat satu dan lainnya. Memasuki abad informasi berarti memasuki dunia dengan teknologi baru, teknologi informasi. Mempergunakan teknologi informasi seoptimum mungkin berarti harus merubah mindset. Merubah mindset merupakan hal yang teramat sulit untuk dilakukan, karena pada dasarnya “people do not like to change”. Kalau pada saat ini dunia maju dan negara-negara tetangga Indonesia sudah memiliki komitmen khusus untuk mengambil bagian dalam penciptaan komponen-komponen sistem informasi, bagaimana dengan Indonesia? Masih ingin menjadi negara konsumen? Atau sudah mampu menjadi negara produsen? Paling tidak, hal yang harus ada terlebih dahulu di setiap manusia Indonesia adalah kemauan untuk berubah. Tanpa “willingness to change”, sangat mustahillah bangsa Indonesia dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk membangun kembali bangsa yang hancur ditelan krisis saat ini.


Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan

Pemberdayaan tunjang strategi korporat
Salah satu hal penting dalam pengembangan sumber daya manusia, khususnya pemberdayaan, adalah penempatan pengembangan SDM dalam strategi korporat. Pemberdayaan akan terbentur seandainya berada di luar agenda strategi perusahaan.

Salah satu hal penting dalam pengembangan sumber daya manusia (SDM), khususnya pemberdayaan, adalah penempatan pengembangan SDM dalam strategi korporat. pemberdayaan (empowerment) akan terbentur seandainya berada di luar agenda strategi perusahaan.

Penempatan pemberdayaan ini dapat terabaikan di perusahaan tanpa budaya korporat yang berorientasi manusia. Cukup memprihatinkan prilaku banyak perusahaan Indonesia yang kurang memperhatikan SDM.

Ini tercermin antara lain dari rendahnya tingkat remunerasi, minimnya pelatihan dan pengembangan, kurang jelasnya jalur karier, dan rendahnya pemberdayaan karyawan. Pemikiran mengenai tenaga kerja murah dan 'keluar satu, masuk seribu' memperburuk perlakuan terhadap SDM.

Sebaliknya, keraguan terhadap kapasitas karyawan untuk membuat keputusan strategis acapkali beralasan. Karyawan di lapisan rendah diragukan memiliki keterampilan konseptual sebagai dasar pengambilan keputusan, yang secara klasik harus dikuasai para pemegang jabatan manajerial. Penerapan pemberdayaan memerlukan kesiapan dan kompetensi karyawan karena harus memikul tanggung jawab dan tugas yang lebih berat.





Nilai strategis


Pemberdayaan memang menjadi bagian manajemen SDM sehingga berada pada tataran fungsional/operasional perusahaan. Dalam konsep keunggulan kompetitif, SDM menjalankan fungsi penunjang dalam mata rantai nilai bisnis yang diperkenalkan Michael Porter.

Untuk menunjang strategi keunggulan biaya, program-program pemberdayaan relevan bagi peningkatan keunggulan biaya perusahaan. Namun pemberdayaan sebenarnya mengandung nilai-nilai strategis yang menentukan kemampuan perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif.

Dua hal penting membenarkan pemikiran ini. Pertama, manajemen memperkenalkan pemberdayaan untuk mendorong terciptanya pemikiran dan gagasan strategis pada lapisan manajemen yang lebih rendah.

Pembagian power dan pendelegasian wewenang ke karyawan mencerminkan keinginan manajemen puncak untuk mendorong karyawan di lapisan lebih rendah agar mampu membuat keputusan strategis di lapisannya. Salah satu persyaratan pemberdayaan adalah mengomunikasikan secara jelas visi perusahaan, sasaran bisnis, arah, dan manfaat yang diharapkan (bagi konsumen, perusahaan, dan karyawan secara individual). Pemberitahuan kepada karyawan apa yang harus dilakukan tanpa mengkomunikasikan 'mengapa' jarang memberi hasil signifikan.

Kedua, pemberdayaan memerlukan pendekatan komprehensif untuk mengoptimasi sumber daya perusahaan. Pelibatan karyawan melalui manajemen partisipatif (total quality management) dalam proses pengambilan keputusan mencerminkan pendekatan tersebut.

Dimasukkannya pemberdayaan dalam strategi korporat tetap penting. Strategi menjadi patokan atau pedoman kegiatan perusahaan.

Pendekatan strategis dari pemberdayaan menunjukkan peran pemberdayaan yang lebih luas. Strategi pemberdayaan setidaknya berjalan seiring dengan strategi bisnis yang berfungsi untuk menjadi:

1. Sasaran dan tujuan jangka panjang manajemen.
Alfred D. Chandler mengartikan strategi sebagai penentuan sasaran dan tujuan dasar jangka panjang dari perusahaan, dan penerapan serangkaian tindakan dan pengalokasian sumber-sumber daya yang perlu untuk melaksanakan sasaran-sasaran ini.

2. Sumber keunggulan diferensial perusahaan yang menentukan keunggulan kompetitif perusahaan. Kenichi Ohmae mengartikan strategi sebagai cara di mana perusahaan berupaya mendiferensiasikan diri secara positif dari para pesaingnya dengan menggunakan kekuatan korporat untuk memenuhi kebutuhan konsumen secara lebih baik.


3. Sumber kekuatan internal perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Ohmae menekankan pentingnya strategi yang sebenar-nya tidak lebih dari rencana aksi untuk memaksimalkan kekuatan perusahaan terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan bisnis.

Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi, penulis buku The Knowledge-Creating Company, menunjukkan pentingnya unsur pemberdayaan dalam strategi perusahaan. Mereka mengangkat pendekatan strategi korporat, yang disebut resource-based approach dengan orientasi kompetensi, kapabilitas, keterampilan atau aset-aset strategis sebagai sumber keunggulan kompetitif perusahaan.

Perang persaingan yang begitu dinamis menyebabkan perusahaan mengandalkan unsur-unsur di atas yang berasas pada proses belajar untuk beradaptasi dengan dinamika- perubahan bisnis.

Namun pemberdayaan tetap berbeda dengan strategi. Pebisnis tetap membedakan wilayah strategis dari wilayah operasional manajemen.

Wilayah strategis berada di lapisan puncak oraganisasi, sementara wilayah operasional di manajemen marketing, produksi/operasi, SDM, dan keuangan/akunting. pemberdayaan tentu berada dalam wilayah manajemen SDM yang menopang strategi korporat.

Kegiatan manajemen fungsional mengacu pada strategi masing-masing fungsi menajemen di bawah visi dan strategi korporat. Sebaliknya, strategi korporat dirumuskan berdasarkan unsur-unsur fungsi manajemen dengan mempertimbangkan lingkungan bisnis.

strategic Uses of Information Technology
Isu efisiensi dengan menggunakan Teknologi Informasi (TI) pada perpustakaan tidak selalu mendapat respon positif dari semua pegawai perpustakaan. Keharusan untuk belajar sistem, metode dan teknologi baru juga bisa menjadi beban disamping bayang-bayang dimarahi oleh para pengunjung yang tidak puas dengan hambatan pelayanan pada awal-awal implementasi sistem, terlebih jika tidak dilakukan persiapan dan sosialisasi yang baik. Selain itu bukan tidak mungkin para pustakawan atau calon pustakawan akan melihat kecanggihan dari perpustakaan dengan format digital justru berdampak pada pengurangan jumlah tenaga kerja di perpustakaan karena dapat meringkas perpustakaan konvensional yang biasanya memakan tempat seluas ribuah meter persegi serta membutuhkan ratusan pegawai menjadi sebuah komputer server yang dilengkapi dengan sistem otomasi.
Selain itu pengalaman buruk pada praktek implementasi Teknologi Informasi di perpustakaan dan organisasi lain yang sering terjadi sacara gradual atau susul menyusul baik di sisi perangkat keras maupun perangkat lunak menyebabkan implementasinya sangat lambat dan bersifat tambal sulam. Masing masing proses menggunakan tools yang berbeda-beda antara satu fungsi dengan fungsi yang lainnya, sehingga bukan hanya menghasilkan sistem yang kurang efisien karena tidak terintegrasi satu sama lain antara bagian-bagiannya, akan tetapi di sisi pengguna (user) akan ada keharusan untuk memberikan lebih banyak waktu, usaha,dan kesabaran untuk melakukan penyesuaian dan penguasaan di tiap-tiap bagian yang berbeda tersebut.
Walaupun sampai saat ini belum ada penolakan secara langsung dengan tindakan frontal semacam pemboikotan terhadap penerapan Teknologi Informasi, akan tetapi bukan tidak mungkin para pegawai akan merasa terbebani dan berefek pada penurunan semangat kerja. Beban disini tidak hanya karena harus belajar sesuatu yang baru sebagaimana dibahas diatas, tetapi juga ada kemungkinan beberapa pegawai yang tidak ingin berubah karena sudah nyaman dan cinta melakukan jenis pekerjaan yang telah bertahun-tahun ditekuninya. Isu lain yang tidak kalah besar pengaruhnya adalah kepastian terjadinya perubahan struktur organisasi yang akan mengakomodir kebutuhan sumber daya untuk untuk implementasi Teknologi Informasi ini.
Namun kenyataan bahwa perpustakaan khususnya Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI) untuk menggunakan Teknologi Informasi sudah tidak bisa dielakkan lagi. Perkembangan data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan saat ini pun sangat beragam, dimulai dari sisa pustaka tradisional yang dulu hanya terdiri dari kumpulan koleksi manuskrip, foto, buku tanpa katalog, kemudian setelahnya perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini jelas membutuhkan dukungan sistem dan infrastruktur Teknologi Informasi untuk bisa mengakomodasinya.
Sedangkan untuk pekerjaan manajemen (teknik pengelolaan) seiring dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, mendesak untuk terealisasinya penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai kegiatan bisnis dan manjerial di perpustakaan, yang saat ini dikenal dengan istilah sistem otomasi perpustakaan (library automation system).
Berangkat dari hal ini semua maka perlu dicermati bahwa hadirnya Teknologi Informasi di PNRI tidak boleh disalahpahami hanya sebagai trend teknologi atau isu penunjang biasa, dengan persiapan seadanya dan didasari ikut-ikutan karena takut distempel ketinggalan jaman. Implementasi TI di PNRI haruslah disertai bekal pengetahuan, kesiapan materi, bekal keterampilan yang memadai dan rencana yang matang, karena jika tidak maka bisa dipastikan akan mengakibatkan pemborosan sumber daya dan energi, dan yang lebih parah malah justru mengarah ke penurunan tingkat pelayanan di PNRI.
Semua hal diatas ditambah lagi tantangan untuk PNRI dalam mempersiapkan implementasi Teknologi Informasi yang tidak hanya diharapkan dapat meningkatakan pelayanan di internal PNRI, akan tetapi yang lebih besar adalah sebagaimna isi Keppres Nomor 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional yang mengamanahkan beberapa tugas kepada PNRI dimana salah satunya adalah untuk menjadi pusat pengembangan sistem dan juga Sumber Daya Manusia (SDM) perpustakaan dalam rangka pembina semua jenis perpustakaan di Indonesia.

Keharusan Menentukan Strategi dalam Implementasi TI
Sebelum Teknologi Informasi diterapkan pihak pengambil keputusan harus yakin dan dapat meyakinkan semua pihak terutama para pustakawan bahwa Teknologi Informasi ini akan membawa PNRI lebih baik dan menguntungkan semua stakeholder-nya. Untuk mendapatkan keyakinan tersebut maka harus disusun strategi jitu untuk pengimplementasian Teknologi Informasi yang diharapkan bisa menjamin manfaat TI yang diperoleh akan sebanding dengan investasi yang ditanam, dan mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang sangat cepat. Di atas itu semua strategi Teknologi Informasi ini tentunya harus sejalan dengan strategi organisasi PNRI.
Mengutip apa yang ditulis oleh Eko Indrajit[3] beberapa alasan kenapa perencanaan strategis harus dibuat, yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi.
Tidak semua produk TI tergolong baik, dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal daripada yang berhasil. Sebab itu pada tahap persiapan dan perencanaan, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.
Para pengambil keputusan juga harus mempelajari arah dan perkembangan TI secara global agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di organisasi. Maka harus dilakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkembangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Tentunya dalam pembuatan sistem jangka panjang dan perencanaan harus diperhatikan agar jangan sampai menggunakan metode atau teknologi yang sudah mengarah ke teknologi basi (facing out).
Salah satu metode yang bagus adalah dengan melakukan penelitian terhadap penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan-perpustakaan nasional di negara-negara lain, sehingga menjadi acuan bagi PNRI. Namun harus diingat bahwa suatu sistem yang berhasil di tempat lain belum tentu sesuai dan berhasil di tempat kita, karena tentunya ada beberapa kondisi dan karakteristik yang berbeda sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula.
Salah satu dari unsur Teknologi Informasi tersebut adalah brainware, yang merupakan unsur paling kritikal melebihi unsur lainnya (software dan hardware). Jika diibaratkan hardware dan software adalah senjatanya, maka penentu utamanya tetap adalah man behind the gun yaitu dalam hal ini brainware. Manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun, mengembangkan TI sejalan dengan perkembangan organisasi di masa mendatang, serta penentu srategi kebijakan TI itu sendiri. Oleh karena itu untuk tahap awal perlunya kita mengarahkan perhatian pada pembenahan faktor brainware dalam memulai penerapan TI di PNRI, sambil secara paralel melakukan persiapan dan perancangan sistem yang matang.
Persiapan Implementasi Dimulai dari SDM
Faktor terbesar penyebab kegagalan dari penerapan TI berasal dari kurang jelinya pengambil keputusan yang tidak memperhatikan adanya ekpektasi yang tidak relevan antara pengembang TI dan pihak pengguna. Pihak pengguna berharap sebuah sistem yang sempurna tanpa celah, serba bisa dan selalu lancar, sedangkan pengembang sistem tidak mau tahu kondisi dan kemampuan dari pengguna yang akan menggunakan teknologi tersebut.
Penulis pernah terlibat proyek Sistem Informasi (SI) lengkap untuk perpustakaan pada sebuah lembaga pemerintah yang bisa dikatakan gagal. Pengembangan aplikasinya sendiri hampir tidak ada masalah, hal ini karena sudah ada beberapa contoh aplikasi SI yang digunakan di tempat lain bahkan beberapa termasuk Free Open Source Software (FOSS) dan sudah terbukti digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan besar dan ternama di dalam dan luar negeri, beberapa aplikasi tersebut misalnya Open Biblio , OtomigenX yang dikembangkan KMRG ITB, Senayan dari Diknas ,dan lain-lain. Proyek ini kami nilai gagal karena waktu adaptasi dan pengaplikasian Sistem Informasi yang sangat lama dari pengguna, dimana beberapa bulan setelah tahap serah terima dan maintenance kami melakukan costumer retention dan mendapati pengguna masih lebih suka menggunakan metode manual. Walaupun kami sudah memenuhi semua request dari klien sebagaimana perjanjian proyek, akan tetapi ternyata baik kami sebagai pengembang dan pengambil keputusan dari pihak klien kurang memperhatikan kesiapan dari pihak pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan SI tersebut.
Oleh karena itu tentu akan sangat naif kalau PNRI “bermimpi� untuk bisa memberi layanan berkelas menggunakan Teknologi Informasi, dengan jargon-jargon canggih seperti onliene access, digital library, dan lain-lain, jika SDM dari PNRI sendiri saja tidak terbiasa bahkan antipati dengan Teknologi Informasi ini sendiri. Tentunya kita juga tidak muluk-muluk mengharapkan semua SDM merupakan pakar atau ahli di bidang TI, akan tetapi setidaknya diharapkan semua SDM cukup terbiasa, senang dan tidak menolak hadirnya Teknologi Informasi tersebut.
Terlebih lagi di era informasi saat ini dengan persaingan superkompetitif, organisasi yang kemampuan SDM-nya hanya diperbaiki sejalan dengan kemajuan teknologi, pasti akan ketinggalan terus. Apalagi jika organisasi sama sekali tidak mengusahakan adanya pembelajaran yang berkelanjutan bagi seluruh SDM di organisasinya, pasti tidak akan dilirik lagi oleh pihak luar karena cara-cara pelayanan yang sudah tidak tepat dan ketinggalan. Dengan demikian, organisasi dan SDM perlu saling bahu membahu untuk menerapkan paradigma pembelajaran yang berkelanjutan. Pembelajaran ini pun harus diusahakan dengan cepat agar mampu mengimbangi dari kecepatan belajar industri yang ditekuni.
Hastings pernah merumuskan tentang kriteria sebagai pustakawan era digital dimana beberapa diantaranya adalah harus mampu berkembang dalam perubahan, belajar terus-menerus tetapi selektif, dan bereksprimen tanpa akhir, serta memiliki keuletan terhadap potensi dan kesukaran teknologi. Pada satu titik tertentu, inovasi teknologi mempengaruhi tidak hanya kompetensi teknis SDM, tetapi juga merangsang “technology knowledge� SDM dalam organisasi tersebut, yaitu bentuk asumsi dasar dan pola pandang SDM terhadap proses internal dan hubungan antar unit organisasi. Bahkan di saat investasi di bidang perangkat keras dan lunak sudah saatnya diganti, inovasi di SDM dapat berperan besar disini, termasuk menjawab tantangan menciptakan fungsi-fungsi layanan baru dan menciptakan jenis-jenis produk baru untuk PNRI khususnya dan perpustakaan pada umumnya yang jujur saja mulai ditinggalkan masyarakat.
Dengan kesiapan dari SDM maka resiko kegagalan implementasi TI akan dapat ditekan. Faktor ketidakcocokan budaya dan keterbatasan keahlian bahkan seharusnya bisa mulai diatasi dari tahap perencanaan. Peningkatan kemampuan SDM untuk mengoperasikan dan memelihara sistem dilakukan pada tahap perencanaan karena diharapkan bisa terjadi interaksi langsung antar pengguna dan pengembang. Sisi positif lainnya adalah pada tahap alih kelola nantinya diharapkan tidak lagi sulit tercipta budaya kerja yang baru bagi semua personal yang terlibat. Kecepatan perubahan TI dan aplikasinya pada sistem dan proses internal suatu organisasi akan menjadi terhambat jika SDM tidak memiliki keterampilan yang cukup untuk mengoperasikan teknologi dan sistemnya.
Maka disini penulis sangat menyarankan agar pada tahap awal persiapan implementasi Teknologi Informasi segera dimulai dengan membenahi SDM terlebih dahulu. Usaha-usaha untuk menumbuhkan perasaan butuh dan suka di dalam para pemimpin, pustakawan, dan lain-lain di lingkungan internal PNRI harus dijalankan. Karena kita semua tahu bahwa pekerjaan berkaitan langsung dengan manusia adalah pekerjaan yang membutuhkan waktu yang tidak singkat, akan tetapi hampir dapat dipastikan jika sudah berhasil maka implementasi TI akan jauh lebih mudah dan sukses. Untuk itu SDM di PNRI harus diberi metode pengenalan dan pembelajaran secara tepat dalam formulasi yang sejalan dengan tahapan implementasi sistem TI tersebut.
Langkah Mudah dan Sederhana dalam Pembentukan SDM dengan TI
Menciptakan, memelihara dan memutakhirkan kemampuan SDM tidak selalu harus mahal, rumit dan sampai mengorbankan banyak waktu kerja, misalnya karena harus selalu berbentuk pelatihan, konferensi, seminar dan semisalnya. PNRI dapat melakukan banyak hal untuk dapat meningkatkan kemampuan SDM-nya dengan memanfaatkan fasilitas TI yang murah, sederhana, bahkan kemungkinan besar sebetulnya sudah dimiliki oleh PNRI.
Yang pertama tentu saja mengoptimalkan Internet. Pengetahuan tentang berbagai hal dapat dibangun dengan cara menjelajah berjuta-juta website, menonton video tutorial, dan lain sebagainya yang ada di Internet. Mailing list serta forum fasilitas diskusi di Internet dapat kita ikuti sesuai dengan kesukaan dan kebutuhan kita masing-masing. Bahkan semua fasilitas Internet yang sangat banyak itu dapat dengan mudah dipilah dengan adanya fasilitas mesin pencari.
Internet dapat dianggap sebagai sumber informasi yang sangat besar. Bidang apa pun yang diminati, bisa dipastikan tersedia informasinya di Internet. Para pegawai dapat mengakses secara online dari berbagai tempat untuk mendapatkan sumber primer tentang berbagai info perkembangan dunia dan teknologi dalam hitungan detik.
Walaupun harus diakui di awal akan terjadi kesulitan dan kebingungan serta kemungkinan disertai penggunaan yang kurang tepat dari Internet, tapi lama kelamaan apabila diberi tuntunan dan aturan yang tegas para pegawai akan dapat terbiasa menggunakan Internet secara tepat dan bijak. Cara yang perlu dicoba adalah mengkondisikan agar seluruh pegawai mau tidak mau harus menggunakan Internet, seperti memberikan pengumuman dan koordinasi berkaitan dengan organisasi melalui email atau website, dan lain sebagainya. Para pustakawan di PNRI dapat diberi fasilitas akses ke internet dan mencoba sendiri satu-persatu fiturnya, seperti voice chat, video conference, VOIP dan lain-lain sehingga mereka dapat merasakan manfaat secara langsung untuk kegiatan pribadinya. Jika hal ini terealisasi dan berjalan lancar, maka dapat dipastikan kendala antipati terhadap TI sudah bukan masalah lagi.
Selain itu untuk keperluan pembelajaran bisa menggunakan media e-Learning yang bisa diimplementasikan dengan resource yang sangat sederhana bahkan semuanya bisa dikatakan sudah tersedia di PNRI, adapun komponen-komponen yang membentuk e-Learning adalah:
1. Infrastruktur e-Learning:
Infrastruktur e-Learning dapat berupa Personal Computer (PC), jaringan komputer, intranet, Internet dan perlengkapan multimedia. Termasuk didalamnya peralatan teleconference apabila diharapkan ingin menghadirkan layanan synchronous learning melalui teleconference.
2. Sistem dan Aplikasi e-Learning:
Sistem perangkat lunak yang mem-virtualisasi proses belajar mengajar konvensional. Bagaimana manajemen kelas, pembuatan materi atau konten, forum diskusi, sistem penilaian, sistem ujian online dan segala fitur yang berhubungan dengan manajemen proses belajar mengajar. Sistem perangkat lunak tersebut sering disebut dengan Learning Management System (LMS). LMS banyak yang open source sehingga dapat diterapkan dengan cepat, murah dan sangat fleksibel, beberapa diantaranya adalah Moodle, Atutor, Claroline, dan lain-lain.
3. Konten e-Learning:
Konten dan bahan ajar yang ada pada e-Learning system (Learning Management System). Konten dan bahan ajar ini bisa dalam bentuk Multimedia-based Content (konten berbentuk multimedia interaktif) atau Text-based Content (konten berbentuk teks seperti pada buku pelajaran biasa). Biasa disimpan dalam Learning Management System (LMS) sehingga dapat dijalankan oleh siapapun, kapanpun dan dimanapun. Saat ini berbagai macam materi bisa didapat dari berbagai tempat, yang paling mudah tentunya adalah dengan mengunduh (download) dari Internet, seperti materi-materi IlmuKomputer.com yang bisa diperoleh secara gratis.
Setelah proses pembelajaran secara konvensional ataupun menggunakan e-Learning berjalan, maka selanjutnya metode yang sangat besar manfaatnya jika dapat dikembangkan adalah sistem belajar terpadu dan pengelolaan pengetahuan di lingkungan PNRI melalui Knowledge Management (KM). Pengetahuan, atau informasi yang sudah diolah, merupakan alat yang dapat membantu organisasi dalam mengambil keputusan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. Pengetahuan ini bisa dikendalikan. Untuk itu, organisasi perlu mencari, menciptakan, dan mempertahankan SDM yang memiliki ataupun yang dapat membuka akses untuk memperoleh informasi tepat yang diperlukan. Jika informasi sudah diperoleh, organisasi perlu mengelolanya sedemikian rupa sehingga dapat digunakan bersama oleh orang-orang yang tepat agar hasilnya juga optimal.
Tentunya dipilih praktik-praktik Knowledge Management yang sederhana agar mudah digunakan oleh berbagai tingkatan pengguna. Misalnya membiasakan para pegawai untuk mengatur dan merapikan bermacam berkas yang sudah diunduh dari berbagai situs, membuat kategori yang baik, dan memasukkan ke file sharing dalam jaringan lokal agar dapat dimanfaatkan bersama-sama. Praktik lainnya adalah membiasakan seluruh pegawai PNRI untuk menulis segala pengalaman, informasi penting, atau pengetahuan di dalam wiki internal yang dapat menggunakan bermacam-macam aplikasi wiki gratis yang termasuk FOSS, seperti TikiWiki, DokuWiki, MediaWiki[, dan lain-lain. Atau membiasakan kepada para pegawai untuk menulis dan berbagi ilmu melalui media blog yang saat ini sedang populer.
Masalah berbagai pengetahuan dalam suatu organisasi saat ini menjadi suatu isu penting baik di bidang bisnis maupun non-bisnis, karena bisa dikatakan semua kegiatan manusia sesungguhnya adalah kegiatan berorganisasi. Tidak ada kegiatan yang akan berjalan lancar, jika tidak ada pengorganisasian yang baik, dan tidak ada manfaat atau keuntungan yang bisa diperoleh, jika sebuah organisasi tidak berjalan dengan baik. Dan setiap organisasi memiliki anggota, dimana masing-masing anggota bekerja berdasarkan pengetahuannya, maka mengelola pengetahuan akhirnya adalah mengelola anggota-anggota itu artinya mengelola manusia juga adanya.
Dengan KM yang tepat, organisasi bisa mengembangkan teknologi canggih yang dapat dimanfaatkan tidak hanya oleh para pimpinan di bagian atas dari organisasi untuk keperluan strategis, tetapi juga oleh seluruh organisasi. Selain itu efek samping positifnya adalah turnover pegawai di lingkungan PNRI tidak lagi akan signifikan mengganggu kegiatan bisnis dan organisasi, karena bisa di-backup oleh pegawai yang lain. Jadi, KM dapat memperlancar information sharing dalam organisasi, yang pada akhirnya dapat menumbuhkan budaya inovasi, pembelajaran yang berkelanjutan dan peningkatan kualitas dari SDM organisasi. Knowledge management memungkinkan terjadinya information sharing, sehingga penyebaran pengetahuan dapat menjadi lebih cepat dan merata di seluruh pegawai PNRI.
Membangun Customer Focused Bisnis

Budaya membangun service culture pada pelanggan internal sudah seharusnya menjadi tujuan perusahaan yang ingin customer focus. Membangun service culture ini tidak cukup hanya melalui pelatihan-pelatihan singkat, apalagi yang dilakukan sesaat menjelang adanya kontes kepuasan pelanggan.

Pada awalnya, pendekatan top down merupakan cara yang efektif dalam membangun service culture ini. Artinya, kesadaran dan contoh teladan harus datang dari pucuk pimpinan, disemaikan ke bawah dengan berbagai media penyampaian. Membangun service culture ini harus dipandang sebagai sesuatu yang stratejik sifatnya. Oleh karena itu, dorongan dari atas akan sangat efektif. Baru setelah mulai berjalan, empowerment of employees menjadi tahap berikutnya. Memberikan keleluasaan pada karyawan pada batas tertentu akan mendorong karyawan berkreasi dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan. Dari dua hal tersebut dapat disimpulkan bahwa membangun service culture bukanlah upaya instan yang akan memberikan hasil instan pula. Ini yang penting disadari.

Service culture harus dibangun dalam tubuh perusahaan secara keseluruhan. Tidak hanya pada frontliners. Banyak service provider yang mengira dengan melatih para frontliners agar dapat memiliki budaya melayani, berarti tugasnya sudah selesai. Padahal, para fronliners ini tidak mungkin dapat melakukan tugasnya dengan baik tanpa adanya dukungan dari back office yang juga memiliki orientasi yang sama.

Satu hal yang rasanya perlu dicermati oleh para service provider saat ini, sebagai contoh industri telekomunikasi, yaitu: adanya pola outsource karyawan, terutama karyawan yang menjadi garda terdepan perusahaan. Dengan pola ini, di satu sisi memang perusahaan dapat mencapai efisiensi yang diinginkan, namun di sisi lain ada risikonya. Karyawan ousource ini belum tentu dapat menghayati nilai-nilai perusahaan, apalagi memahami secara utuh service culture yang dibangun oleh perusahaan. Akibatnya, service delivery-nya belum tentu optimal, atau dengan kata lain, belum mencapai standar kualitas yang telah ditetapkan. Inilah yang terkadang merupakan salah satu sebab dari timbulnya over promise-under delivery.

Membangun service culture perlu didukung dengan pola reward dan punishment yang jelas dan memadai. Menuntut karyawan memiliki budaya melayani tanpa adanya penghargaan yang baik, tidak akan efektif. Karyawan hanya akan menjadi mediocre, melayani seadanya dan secukupnya, karena memang kurang termotivasi. Customer focus bukanlah suatu retorika, yang hanya dicanangkan untuk mencapai tujuan sesaat. Customer focus sesungguhnya adalah nadi suatu perusahaan, yang denyutnya harus terasa terus selama perusahaan hidup dan berkembang.

Value Chain & Strategic Informastion System

Tingginya tingkat persaingan bisnis menuntut perusahaan untuk meningkatkan strategi dalam memenangkan persaingan. Untuk itu perusahaan dapat menggunakan strategi pembenahan kondisi internal perusahaan. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Analysis) dengan dukungan Analisis Metode Jalur Kritis (Critical Path Method) merupakan instrumen yang tepat untuk melakukan analisis kondisi internal perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode Penelitian Lapangan (Field Research) berupa Pengamatan Langsung (Observation), Wawancara (Interview) dan Penelitian Kepustakaan (Library Research). Metode analisis yang digunakan yaitu : Analisis Lima Kekuatan Bersaing Porter, Analisis SWOT (Strength Weakness Opportunities Threat) dan Analisis Rantai Nilai. Hasil analisis menunjukkan bahwa PT. Tristara Makmur perlu membenahi kondisi internal perusahaan khususnya pada pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi yang lebih tepat guna. Dapat disimpulkan bahwa PT. Tristara Makmur sudah memiliki strategi dalam menjalankan proses bisnisnya, namun perusahaan memerlukan dukungan Teknologi Informasi agar mampu menggunguli para pesaingnya.

Re-engineering Bussiness Process
Fenomena yang belakangan ini melanda dunia bisnis adalah makin pentingnya peran konsumen serta keragaman keinginan konsumen yang menuntut fleksibilitas yang tinggi bagi pelaku bisnis. Belum lagi fenomena perubahan lingkungan yang berlangsung sangat cepat dan permanen (selalu berubah).
Hal-hal tersebut di atas menuntut suatu pendekatan baru dalam penataan manajemen bisnis yang sangat berbeda dengan pendekatan-pendekatan yang selama ini dilakukan oleh pelaku bisnis.
Business Process Reengineering menawarkan solusi terhadap semua masalah di atas dengan memanfaatkan semua informasi yang didapat di antaranya melalui eTOM. Menurut Hammer BPR adalah “The fundamental analysis and radical redesign of business processs to achieve dramatic improvement in critical measures of performance”.

Dengan cara ini diharapkan akan terjadi peningkatan performansi yang luar biasa ditinjau dari aspek kecepatan, mutu,biaya dan pelayanan.

Menciptakan Virtual Company
Membantu Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan [11] , diantaranya :
Email
1.Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun
2.Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
3.Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.
4. Digital company
5.Membuat elektronik company secara online.dengansystem online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
6.Monitoring
7.Mempermudah memonitor apikasi situs web
8.Infrastruktur
9.Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.
10.Motivasi
11.Memotivasai user agar on-line
12’user-friendly
13’user memahami tools

Membangun Knowledge Creating Company
Setelah analisis yang luas, penulis mengidentifikasi hal-hal yang kunci enam perusahaan harus lakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan dan penyebaran:
• Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
• Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
• Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam
• Memastikan informasi umpan balik
• Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir
• Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan oprasional..

Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,
seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang
dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit
terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimana yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah
diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan faktafakta
yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat
langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus
diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan
manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu
organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang
dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai
tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para
pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran
(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan
berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk
yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer
informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas
yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan
umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di
tahap input berikutnya.



Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system).
Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan
teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi
yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,
sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi
komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,
ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer
di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan
perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,
dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai
sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program
komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat
instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan
informasi.

B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih
digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi
akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan -
masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi
akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data
elekt ronik (PDE).
=> Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor
baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan
pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi
komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem
informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer
adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu
mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan
akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa

perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti
Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan
anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal
menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan
manajemen tingkat menengah – atas.

A. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,
seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang
dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit
terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimana yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah
diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan faktafakta
yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat
langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus
diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan
manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu
organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang
dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai
tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para
pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran
(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan
berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk
yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer
informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas
yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan
umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di
tahap input berikutnya.



Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system).
Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan
teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi
yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,
sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi
komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,
ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer
di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan
perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,
dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai
sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program
komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat
instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan
informasi.

B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih
digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi
akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan -
masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi
akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data
elekt ronik (PDE).
=> Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor
baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan
pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi
komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem
informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer
adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu
mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan
akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa

perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti
Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan
anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal
menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan
manajemen tingkat menengah – atas.

Pentingnya pengendalian Sistem Informasi.

Yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

* Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
* Berorientasi pada transaksi.
* Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
* Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).

Kontrol Proses Pengembangan

Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
* Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.
* Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
* Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
* Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
* Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima,
* Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.
* Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.

Kontrol Desain Sistem

Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
* Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
* Permulaan dokumen sumber
* Kewenangan
* Pembuatan input computer
* Penanganan kesalahan
* Penyimpanan dokumen sumber
* Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
* Entri data
* Verifikasi data
* Penanganan kesalahan
* Penyeimbangan batch
* Komunikasi Data (Data Communication)
Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
* Kontrol pengiriman pesan
* Kontrol saluran (channel) komunikasi
* Kontrol penerimaan pesan
* Rencana pengamanan datacom secara menyeluruh
* Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
* Penanganan data
* Penanganan kesalahan
* Database dan perpustakaan software

Kontrol Pengoperasian Sistem

Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :
1. Struktur organisasional
2. Kontrol perpustakaan
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
* Rencana keadaan darurat (emergency plan)
* Rencana back-up (backup plan)
* Rencana record penting (vital record plan)
* Rencana recovery (recovery plan)
Metode Mendapatkan Dan Memelihara Kontrol
Manajemen dapat melakukan kontrol dengan tiga cara, yaitu :
* Manajemen dapat melakukan kontrol langsung, yaitu mengevaluasi kemajuan dan penampilan, dan menentukan tindakan koreksi apa yang harus dilakukan.
* Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO.
* Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenan dengan proyeknya melalui pihak ketiga.

Senin, 30 November 2009

Tugas ke 3

1. Jelaskan evolusi dari Computer Based Information System!
Evolusi CBIS
• Fokus pd data
• Fokus pd informasi
• Fokus pd pendukung keputusan
• Fokus pd komunikasi
• Fokus pd konsultasi
• Fokus pd data
• Awal abad XX
• Punched card & keydriven bookkeeping machines
• Hingga generasi I komputer aplik komputer hny u/ AIS
• EDP
• EDP  DP  TPS
• Fokus pd informasi
• Aplik komputer
• Diterapkan u/ 7an utama menghasilkan informasi bg keg manajemen
• Penghasil informasi u/ masalah ttt
• Penghasil informasi u/ sekelompok manajer
• Tkt manajemen
• Area fungsional
• MIS
• Fokus pd pendukung keputusan
• Aplik komputer dimaksudkan u/ mendukung 1 orang manajer scr khusus
• DSS
• Fokus pd komunikasi
• Aplik komputer u/ otomasi kantor
• Tele conference
• Voice mail
• E-mail
• E-calendaring
• Facsimile
• Desktop publishing
• OA
• Fokus pd konsultasi
• Aplik komp yg berfungsi spt seorang spesialis/konsultan dl suatu area ttt
• Penerapan AI
• ES
2. Jelaskan manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce
E-Commerce (electronic commerce) merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat seiring dengan kehadiran internet dalam kehidupan kita. Ecommerce sendiri berasal dari layanan EDI (Electronic Data Interchange), layanan EDI ini telah berkembang sedemikian pesatnya di negara-negara yang mempunyai jaringan komputer dan telepon. Jika sebelumnya kita telah sering menggunakan media elektronik seperti telepon, fax, hingga handphone untuk melakukan perniagaan / perdagangan, sekarang ini, kita dapat menggunakan internet untuk melakukan perniagaan. E-Commerce memiliki beberapa jenis, yaitu:
Business to business (B2B): Bisnis antara perusahaan dengan perusahaan lain
Business to consumer (B2C): Retail, sifatnya melayani pelanggan yang bervariasi
Consumer to consumer (C2C): Sifatnya lelang (auction)
Government: G2G, G2B, G2C :melakukan layanan terhadap perusahaan untuk keperluan bisnis hingga melayani masyarakat
MANFAAT DAN KENDALA E-COMMERCE
Manfaat yang diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
3. Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
4. menekan biaya barang dan jasa,
5. serta dapat meningkatkan kepuasan konsumen sepanjang yang menyangkut kecepatan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan harganya
6. memperpendek waktu produk cycle
7. meningatkan Value Chain
8. meningkatkan costumer loyality
9. dan melebarkan jangkauwan.
Secara ringkas keuntungan e-commerce tersebut adalah sebagai berikut :
• Bagi Konsumen : harga lebih murah, belanja cukup pada satu tempat.
• Bagi Pengelola bisnis : efisiensi, tanpa kesalahan, tepat waktu
• Bagi Manajemen : peningkatan pendapatan, loyalitas pelanggan.
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
1. Jumlah penduduk Indonesia sebanyak 220 Juta jiwa, tetapi jumlah pengguna internet di Indonesia sekitar 5-7 juta orang. Jumlah tersebut belum lagi dipecah menjadi, pengguna aktif, pengguna yang mengerti browsing (karena ada pengguna yang hanya membuka email untuk kebutuhan komunikasi), pengguna yang mengerti e-commerce, atau pengguna pemula. Kalaupun ada kelompok yang mengerti e-commerce, harus dibagi lagi menjadi, berapa orang yang nyaman berbelanja online, berapa orang yang punya kartu kredit, berapa orang yang percaya dengan kualitas, karena barang tidak dilihat lansung.
2. Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas.
3. Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank.
4. Budaya orang Indonesia yang merasa tidak nyaman kalo berbelanja hanya dengan melihat katalog produk, tanpa menyentuh, apalagi mencoba-coba. Bayangkan saja, berapa orang ibu-ibu yang pergi ke toko butik, dan menyentuh baju atau tas, lalu coba sana dan coba sini, trus ibu-ibu tersebut bilang sama yang punya toko, “maaf pak, bajunya gak cocok sama saya”. Konon lagi konsumen e-commerce hanya mengandalkan katalog.
5. Infrastruktur internet tidak merata di seluruh Indonesia, khususnya desa-desa. Toko anda akan buka 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Artinya setiap hari anda harus mengecek apakah ada pesan yang masuk dari konsumen anda, bayangkan kalo anda ingin berlibur ke desa, atau pulang kampung ke desa yang tidak ada akses internetnya?. Bisa jadi konsumen anda kehilangan kepercayaan terhadap toko anda. Atau mungkin anda ingin memasang plang dengan tulisan “Maaf!!! sedang berlibur ke daerah yang tidak terkoneksi internet”.
6. Jasa kurir yang tidak terjangkau daerah tertentu. Banyak sekali konsumen yang kecewa ketika ingin memilih daerah tujuan pengiriman barang, mereka menemukan tulisan “Maaf!! tujuan pengiriman yang anda inginkan belum bisa dilayani”. Bayangkan kecewanya pelanggan anda.
3. Jelaskan model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
Definisi Model : Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan.
Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS MODEL :
Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
KEGUNAAN MODEL :
Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.



MODEL SISTEM UMUM”
Sistem Fisik :
merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
Arus material.
Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material
ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Arus personil.
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional.
Arus mesin.
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
Arus uang.
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan,

2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian.
Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme
pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut ditunjukka Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output
sistem. Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
4.Apa yang anda ketahui tentang konsep Management By Exception,jelaskan
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
1. beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.

"E-Commerce"

Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Perdagangan melalui jaringan elektronik sebagai penggunaan computer untuk memudahkan semua operasi perusahaan. Banyak operasi bersifat internal yang biasanya dilakukan dalam perusahaan oleh area bisnis keuangan, sumber daya manusia, jasa informasi, manufaktur, dan pemasaran. Beberapa area memiliki tanggung jawab utama untuk elemen-elemen tertentu. Keuangan berhubungan dengan pemegang saham dan pemilik serta pelanggan perusahaan. Sumber daya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat buruh. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Manufaktur berhubungan dengan pemasok perusahaan san serikat buruh. Pemasaran terutam bertanggung jawab untuk berhubungan dengan pelanggan dan pesaing perusahaan. Semua area itu berhubungan dengan pemerintah.

Jasa informasi memainkan peranan yang berubah dan menentukan dalam hubungannya dengan lingkungan. Walau pelanggan perusahaan saat ini belum merupakan perhatian utama bagi jasa informasi, namun dalam waktu fekat ini mereka secara cepat akan menjadi lebih penting dan akan menjadi focus umum bagi sebagian besar perusahaan. Pelayanan pelanggan melalui teknologi informasi menjadi semakin penting


- Manfaat :

1. Pelayanan pelanggan lebih baik

2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik

3. Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik meningkat

- Kendala :

1. Biaya Tinggi

2. Masalah keamanan

3. Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia.

4. Tidak semua perusahaan ikut dalam keramaian perdagangan melalui jaringan elektronik. Alasan perusahaan tidak menerapkan perdagangan melalui jaringan ielektronik yaitu:

• Biaya tinggi

• Masalah keamanan

• Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia

Perusahaan – perusahaan yang telah memiliki system terutama menggunakannya untuk transaksi terutama menggunakannya dengan pemasok (91 persen) dan pelanggan (88 persen),serta proses-proses utama yang berhubungan dengan pesanan pembelian, transfer pembayaran dan faktur.

Keamanan merupakan masalah bagi transaksi pelanggan dengan perusahaan. Perusahaan-perusahaan umumnya menggunakan jaringan telekomunikasi aman yang terus dipantau untuk mensegah akses tidak sah Jaringan ini terbukti sangat aman bagi perusahaan-perusahaan besar. Para pelanggan umumnya tidak memiliki akses ke komunikasi aman seperti itu. Sekarang dengan adanya enkripsi dan situs web aman, berkuranglah alasan untuk mengkhawatirkan akses tidak sah pada pesan pelanggan. Lebih besar lemungkinan pelanggan membuang informasi sensitif, seperti laporan atau slip kartu kredit, daripada mengalami penyalahgunaan informasi tersebut di internet.

Perangkat lunak untuk perdagangan melalui jaringan elektronik sedang menuju era baru. Daripada membuat perangkat lunak khusus, perusahaan-perusahaan sekarang merancang interface untuk perdagangan melalui jaringan elektronik yang memanfaatkan perangkat lunak browser internet yang ada. Ide dasarnya adalah membuat suatu interface umum yang cocok untuk para pelanggan dan mitra elektronik.

- Jalan menuju perdagangan melelui jalur elektronik

1. Mengumpulkan Intelijen Bisnis

2. Sistem Antar Organisasi (IOS) dimana didalamnya terdapat EDI

3. Membuat Metodologi yang tersedia mencakup daur hidup sistem dan perancangan ulang proses bisnis.

4. Menggunakan Teknologi yang tersedia dengan sambungan langsung, jaringan nilai tambah dan Internet


Strategi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Strategi yang paling penting disebut adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Strategi ini adalah system antar organisasi (IOS). Istilah lain adalah EDI yaitu pertukaran data elektronik. Pertukaran data elektronik adalah suatu cara untuk mencapai system antar organisasi.

Ekstranet memungkinkan pembagian informasi berbasis computer yang sensitive dengan perusahaan lain dengan menggunakan teknologi yang umumnya diasosiasikan dengan internet, ekstranet biasanya terlindung dibalik firewall. Firewall adalah perangkat lunak computer yang hanya mengijinkan akses oleh pemakai sah.

Strategi yang paling penting adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Nama yang berkaitan dengan strategi ini adalah sistem antar-organisasi (IOS). EDI merupakan subset dari IOS.


Sistem Antar Organisasi (IOS)

Adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal; yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.


=Manfaat IOS terbagi dalam dua kategori :

1. Efisiensi Komparatif :

=Efisiensi Internal

=Efisiensi antar-organisasi

2. Kekuatan Tawar Menawar

=Keistimewaan produk yang unik

=Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian

=Peningkatan biaya peralihan


Pertukaran Data Elektronik (EDI)

Adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari computer-ke-komputer diantara beberapa perusahaan.

=Hubungan EDI yang Umum

Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side)

Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur.

EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik

=Standar EDI

Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT.

=Tingkat Penerapan EDI

Tiga tingkat penggunaan yang berbeda, yaitu :

1. Pemakai tingkat satu, hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

2. Pemakai tingkat dua, banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang, melampaui lini industri.

3. Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang ditransmisikan ke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.

Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokumen kertas menjadi elektronik.

Pengaruh Penerapan EDI :

- Tekanan Pesaing

- Kekuasaan yang dilaksanakan

- Kebutuhan Intern

- Dukungan manajemen puncak

=Manfaat EDI

Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi

Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.

Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :

- Mengurangi Kesalahan

- Mengurangi biaya

- Meningkatkan efisiensi operasional

- Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

- Meningkatkan pelayanan pelanggan


Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Pilihan Teknologi :

1. Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi
2. Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.
3. Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.

4. Perkembangan Internet

Pemerintahan AS tahun 1979 membentuk suatu jaringan dinamakan ARPANET, berbagai upaya dimulai tahun 1989 yang mengarah kepada World Wide Web.

Tujuan ARPANET, untuk memeungkinkan personil militer dan periset sipil bertukar informasi yang berkaitan dengan hal-hal militer.


• World Wide Web

adalah ruang informasi di internet tempat dokumen-dokumen hypermedia disimpan dan dapat diambil melalui suatu skema alamat yang unik.

Web Site, mengacu pada sebuah computer yang dikaitkan ke Internet yang berisi hypermedia yang dapat diakses dari computer lain di jaringan melalui suatu hypertext link.

Hypertext Link, mengacu pada suatu penunjuk yang terdiri dari teks atau grafik yang digunakan untuk mengakses hypertext yang disimpan di Web Site.

Web Page, mengacu pada suatu file hypermedia yang disimpan di suatu Web Site, yang diidentifikasikan oelh satu alamat yang unik.

Home Page, mengacu pada halaman pertama dari suatu Web Site.

URL (Universal Resource Locator) , mengacu pada alamat dari suatu Web Page, terdiri dari :

- Protocol adalah satu set standar yang mengatur komunikasi data. HTTP adalah protocol untuk hypertext,

- Domain Name adalah alamat Web Site tempat Web Page disimpan

- Path dapat mengidentifikasi suatu account tertentu di Web site dan hypertext mark up language (HTML).

Browser, mengacu pada suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan untuk mengambil hypermedia dengan mengetikkan parameter pencarian atau mengklik suatu grafik.

FTP (File Transfer Protocol) , mengacu pada perangkat lunak yang memungkinkan orang menyalin file ke computer yang digunkan dari Web Site mana saja.

• Model Internet

Selain Web, ada beberapa sistem pengambilan informasi client/server lain yang dapat menggunkan Internet, yaitu :

- Gopher, WAIS, USENET

• Standar Internet

Standar internet dilakukan oleh dua organisasi yaitu IEFT (Internet Engineering Task Force) dan W3C (World Wide Web Consortium)


• Keamanan Internet

Firewall dapat memberikan berbagai tingakatan keamanan, tergantung jenisnya. Ada tiga jenis firewall :

1. Packet Filtering Firewall
2. Circuit-Level Firewall
3. Application-Level Firewall